Erfolgsgeschichte - Swiss-Ski

Ausgangssituation

Während sich ältere Generationen wehmütig an samstägliche Slalomund Abfahrtsrennen mit klingenden Namen von Ski- Rennfahrern erinnern, messen sich Jugendliche heute nicht weniger enthusiastisch in Disziplinen wie Snowboard, Freeski oder Skicross. Egal, ob Jung oder Alt – die Begeisterung und der Spass für den Schneesport ist geblieben. Einen grossen Anteil daran hat der Schweizer Dachverband Swiss-Ski mit seinen 12 Regionalverbänden, 770 Klubs und rund 100'000 Mitgliedern. Neben den 300 Athletinnen und Athleten, die einem Swiss-Ski-Kader angehören, beschäftigt Swiss-Ski im Bereich Leistungssport und Nachwuchs rund 150 Trainer und Betreuer. In der Geschäftsstelle in Muri BE setzen rund 50 Mitarbeitende alles daran, den Aushängeschildern des Schweizer Schneesports eine möglichst optimale Grundlage zu verschaffen.

Beim Budgetieren regelmässig ausgebremst

Diese Aufgabe ist nicht einfach, denn die Koordination zwischen der Verbandszentrale, den Unterverbänden und den verschiedenen Trainingsverantwortlichen ist äusserst anspruchsvoll. Die Finanzplanung ist dabei ein wichtiges Thema. Von der Budgetierung bis zum laufenden Monitoring müssen Ausgaben und Einnahmen auf allen Ebenen koordiniert, konsolidiert und überwacht werden. Bisher erfolgte dies mühsam über Excel- Tabellen, welche bei Anpassungen per Mail mehrfach hin- und hergeschickt werden mussten. Durch das wiederholte Kopieren und Einfügen von Daten schlichen sich Fehler ein. Der gesamte Prozess war träge und erschwerte eine rasche, transparente Beurteilung sowohl der Gesamtsituation als auch der einzelnen Bereiche.

«Wir wollen über ein zentrales, gemeinsam genutztes IT-System führen, anstatt uns durch einen Dschungel von Mails und Dateien kämpfen zu müssen.» - Daniel Grossniklaus, Direktor Finanzen und Dienste, Swiss-Ski

Den Kostenstellenverantwortlichen standen jeweils nur Auszüge zur Verfügung, basierend auf den jeweiligen Excel-Angaben und Vergangenheitsdaten. Hinzu kam, dass die Komplexität der verschiedenen Tabellen immer undurchschaubarer wurde.

Mit klaren Leistungszielen am Start

Für Daniel Grossniklaus, Direktor Finanzen und Dienste bei Swiss-Ski, war klar, dass die damalige Situation den Ansprüchen eines modernen Verbandes nicht genügen konnte. Die mangelnde Transparenz und Flexibilität bei den Auswertungen, aber auch der fehlende Zugriff auf aktuelle Daten und der grosse Koordinationsaufwand standen im Widerspruch zu den sportlichen Ambitionen von Swiss-Ski. Erklärtes Ziel war es deshalb, den gesamten Prozess von der Budgetplanung und -erstellung über das Monitoring bis hin zu Hochrechnungen so zu vereinfachen, dass dem Verband und den Kostenstellenverantwortlichen jederzeit der Zugriff auf aktuelle, vergangene und auch künftige Daten möglich ist. Dabei sollten digitale Tools zur Anwendung kommen, welche auf der vorhandenen Finanzsoftware von Abacus aufsetzen. Die richtigen Informationen den richtigen Stellen zur richtigen Zeit zur Verfügung stellen, war dabei der Grundgedanke. Eine übersichtliche Darstellung der Daten war dabei ein ebenso zwingendes Kriterium wie ein einfaches Arbeiten mit dem Budgetierungssystem.

Effiziente Lösung sorgt für starke Resultate

Anstatt eines undurchschaubaren Excel-Konstrukts steht den Benutzern heute eine intuitiv bedienbare Lösung zur Verfügung. Diese umfasst Funktionen wie Planung und Budgetierung inklusive Genehmigungsprozesse, laufendes Monitoring, Hochrechnungen, Forecast, individuelle Auswertungen und Analysen. Dabei können die Kostenstellenverantwortlichen jederzeit auf aktuelle Year-to-Date-Zahlen inklusiv Kreditorenbelege zugreifen. Quasi auf Knopfdruck stehen die benötigen Werte zur Verfügung. Damit werden Forecasts und Budgets nicht nur viel genauer, sondern der Planungsprozess insgesamt auch viel effizienter. «Dank des neuen Systems können wir uns bei Swiss-Ski jederzeit Übersicht über den aktuellen Stand verschaffen – sei dies während der Planungsphase oder beim Monitoring des Budgets. Anstatt wie bisher umständlich über Mails können wir heute über ein zentrales System führen», erläutert Daniel Grossniklaus die Konzeptidee. Das Tolle daran ist, dass die Benutzer die neue Lösung als einheitliches System wahrnehmen. AXview wurde dazu einfach um einen weiteren Bereich «Planung » ergänzt. Hier können die Anwender die Zahlen aus Abacus auswerten, ihre Budgets und Hochrechnungen verwalten und mittels ausgeklügeltem Genehmigungsprozess freigeben. Zu jedem Budgetschritt gibt es ausführliche Kommentarfunktionen. Wenn jemand das Budget ändert, werden die Verantwortlichen automatisch per E-Mail informiert. Ist das Budget genehmigt, kann direkt in die Finanzbuchhaltung von Abacus eingelesen werden. Ein wesentliches Element ist das Berechtigungs- und Sicherheitskonzept. Die Budgetverantwortlichen sehen jeweils nur die Daten der eigenen Kostenstelle. Anstelle in der Zentrale nachfragen zu müssen, können die Benutzern jederzeit selber auf aktuelle Daten und auf Vergangenheitsdaten zugreifen. Doch auch der Blick in die Zukunft ist möglich. Sogenannte «Spielversionen» des Budgets und der Hochrechnungen ermöglichen die Berechnung von Waswäre- wenn-Varianten. Diese können laufend angepasst und anschliessend ganz einfach in den normalen Budgetprozess überführt werden.

Vorsprung gewinnen dank Digitalisierung

Effiziente Prozesse und Strukturen sind für einen Verband nicht nur von grösster Bedeutung, sondern widerspiegeln auch dessen Innovationskraft. Swiss-Ski hat sich von bei der Budgetierung von den alten Excel- Zeiten verabschiedet. Heute profitieren rund 25 Benutzer bei Swiss-Ski von einer durchgängigen, modernen Lösung mit hohem Nutzwert. Dabei sind im grossen Mass auch die Erfahrungen und das Verbandswissen von Daniel Grossniklaus eingeflossen: «Die digitale Durchdringung nimmt auch bei den Verbänden zu. Wir wollen die damit verbundenen Vorteile proaktiv nutzen, auch wenn wir damit ein gewisses Risiko als Pionier eingegangen sind. Zusammen mit unseren IT-Partnern Axept und Informatec konnten wir jedoch unsere Ideen erfolgreich umsetzen. Ich bin überzeugt, dass die daraus entstandene Lösung auch für andere Verbände interessant ist.»

Pressemitteilung Qlik Innovation Award 2016